Электронное активирование в ЕИС по 44-ФЗ в 2025 году

На сегодняшний день процедура электронного актирования по 44-ФЗ является обязательной для всех участников государственных закупок — теперь заказчики и поставщики обмениваются документами в Единой информационной системе.

Что такое электронное актирование и его преимущества

Электронное активирование — это приёмка товаров, работ и услуг онлайн, при условии, что дублировать электронный документ о приемке на бумажном носителе не требуется. Все участники электронного документооборота (ЭДО) обмениваются электронными документами через Единую информационную систему (ЕИС).

Система ЕИС позволяет сформировать:

• электронный документ о приемке;
• электронный документ о приемке и счет-фактуру;
• универсальный передаточный документ (УПД), при условии, что у заказчика из Москвы или Московской области в контракте прописаны требования подписания документов на портале поставщиков.

Рабочий процесс системы ЕИС включает настройку прав доступа и формирование актов (приема передачи сайтов, актов выполненных работ и др.).

Преимущества электронного активирования:

1. Подрядчики могут создавать, подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлять любые отчетные документы в электронном виде.
2. Вся информация мгновенно доходит до заказчика, исполнитель получает оплату в кратчайшие сроки, а документы хранятся в системе, которая проста и доступна для всех участников.
3. Доставка и обработка бумажных документов больше не ограничивает рабочий процесс, новая процедура ускоряет выплаты и выполнение работ.
4. Все манипуляции участников отражены в единой системе, что исключает подделку или замену документов и упрощает контроль со стороны заказчика и государственных органов.
5. Электронный документооборот способствует сохранности всех данных.
6. Электронные документы служат источником достоверной информации при проверках сделок, а также надежного контроля исполнения обязательств по госконтрактам.
7. Повышение прозрачности позволяет эффективнее использовать бюджетные средства.

В каких случаях обязательно электронное актирование

Обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ?

Согласно контрактной системе в сфере закупок электронное актирование в Единой информационной системе обязательно при исполнении контрактов, которые заключили по результатам электронных процедур (ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Заказчики и поставщики обмениваются электронными документами при проведении электронных процедур и закрытых электронных процедур.

Электронная приемка не проводится, если заключен контракт:

• по результатам закрытых электронных процедур для нужд государственной обороны, охраны, обеспечения безопасности государства (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ).

• В соответствии Постановлением Правительства РФ № 620 от 19.04.2023 № 620 (п.1): документ о приемке формируется, подписывается и направляется без использования ЕИС в соответствии с условиями контракта (п. «а» п. 2 Особенностей № 620);

• по итогам закупки, извещение о которой опубликовали в ЕИС до 01.01. 2022;

Электронное активирование в ЕИС при закупках товаров, работ и услуг у единственного поставщика обязательно в соответствии с контрактной системой в сфере закупок, если:

• закупка до 5 млн. рублей, проводится на ЭТП и соответствует ч. 12 ст. 93 44-ФЗ;
• контракт с единственным поставщиком заключен по результатам торгов, признанных несостоявшимися (п. 24, 25 ч. 1 ст. 93 44-ФЗ);

В каждом контракте должно быть прописано условие об электронном активировании.

Пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для поставщика

ШАГ 1.

Процедура для поставщика начинается с выбора нужного контракта в своем личном кабинете.

Раздел «Исполнение контрактов» - открываем карточку нужного контракта - формируем электронный документ о приемке. Он должен содержать определенную информацию (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ) о заказчике, поставщике, закупке, а также результаты исполнения госконтракта.

Можно приложить дополнительные документы, если такое условие предусмотрено в контракте.

К таким документам могут быть добавлены различные платежные документы, декларации, документы о стране происхождения и прочие данные, прописанные в контракте.

К документу о приемке могут прилагаться документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Но если информация, содержащаяся в прилагаемых документах, не соответствует информации, содержащейся в документе о приемке, приоритет отдается электронным актам приема (п. 1, 2 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Нужно ли при формировании акта о приемке дополнительно распечатывать документы на бумажном носителе?

Нет, вам достаточно подписать акт приемки с помощью электронной подписи должностного лица разместить в ЕИС документ о приёмке, а распечатывать его не нужно.

Если вы работаете с НДС, то вам необходимо сформировать еще счет-фактуру. В том же меню кликните на кнопку «Создать счет-фактуру». Документ формируется так же, как документ оприемке.

Как в еис загрузить новый документ?

Вы легко можете загрузить подготовленный акт приемки или сформированную накладную извашей бухгалтерской программы вформате XML. Вам просто нужно нажать кнопку - «Загрузить документ изфайла».

Почти все поля документов заполняются автоматически, но их нужно все равно тщательно проверять, чтобы не допустить ошибок и расхождений.

ШАГ 2.

Поставщик подписывает электронный документ приемки электронной подписью. Внимательно проверяйте все поля заполненного документа, т.к после его подписания он размещается в ЕИС и направляется заказчику. Поставщик будет видеть время отправки и статус документа «На рассмотрении».

Шаг 3.

Если поставщику необходимо внести корректировки в документ, он вправе это сделать. Все документы исправляют в ЕИС (ч. 14 ст. 93 44-ФЗ). Поставщику нужно внести необходимые поправки, подписать регистр и направить его заказчику для согласования.

Исправления документов о приемке может быть двумя способами:

• если ошибки незначительные, то вносятся просто поправки в документ, как до, так и после его подписания;
• если ошибки существенные, то внесения корректировок в акт будет недостаточно, поставщику придется составить корректировочный документ и указать исправленные данные.

Пошаговая инструкция по электронному актированию в ЕИС для заказчика

После подписания электронного документа о приемке поставщиком, не позднее одного часа с момента его размещения в еис, он направляется заказчику (пункт 3 ч. 13 ст. 94 44-ФЗ).

Шаг 1.

Заказчик открывает карточку в личном кабинете и проверяет всю информацию вместе с приложенными файлами.

Шаг 2.

Если документ полностью соответствует требованиям заказчика и нарушений не выявлено, то он указывает в разделе «Итог приемки» - «ТРУ приняты».

Шаг 3.

После проверки всех сведений, ответственный сотрудник заказчика подписывает документ и размещает его в ЕИС. Статус документа поменяется на «Подписано», будет указано время подписания и информация о неустойках (при их наличии).

Как скачать подписанный контракт с ЕИС?

• Зайдите в раздел «Закупки» и выберите «Все закупки».
• Нажмите на кнопку «Загрузить из ЕИС» для загрузки информации из извещений и контрактов.
• Выберите условия поиска для закупок, выбрав период для загрузки и необходимый закон (44-ФЗ или 223-ФЗ).
• Нажмите «Найти закупки» - таким образом, вы сможете скачать подписанный контракт с ЕИС.

Что делать поставщику, если заказчик отказывается принимать товар

Заказчик может принять товары, работы, услуги полностью, частично или же вообще отказаться от приемки.

• полная приемка — когда заказчик не имеет претензий к товарам, работам и услугам, полученным от поставщика;
• частичная приемка — когда принимается часть товара, а от другой части отказываются из-за выявленных нарушений;
• отказ в приемке — когда поставленные товары, работы, услуги не соответствуют условиям госконтракта.

Как заказчику провести электронную приемку в ЕИС прописано в ч. 13 ст. 94 44-ФЗ: подписать акт выполненных работ или отказаться от подписания, разместив в системе мотивированный отказ и указав его причины.

В приемке может быть отказано при выявлении недостатков товаров, работ, услуг или при несоответствии характеристикам и условиям, прописанным в контракте.

Уведомление об уточнении формируется при обнаружении заказчиком в документе о приемке ошибок, неточностей не стоимостного характера.

При устранении всех несоответствий поставщиком, заказчик обязан принять товар, работы, услуги и не имеет права от них отказаться (ч. 8 ст. 94 44-ФЗ).

Как передать электронные документы о приемке в налоговую службу

Федеральная налоговая служба (ФНС) имеет право затребовать документы о приемке товара. Поставщик вправе передать электронные документы, сформированные в ЕИС, с помощью использования личного кабинета налогоплательщика.

ФНС не раз давали разъяснения, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной квалифицированной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Налоговая служба также может запросить дополнительные электронные документы, которые не подходят по виду и формату для передачи через интернет, в таком случае их можно отправить по почте. Поставщику следует распечатать запрашиваемый документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Это означает, что на данном этапе запрос находится на рассмотрении в органе, который отвечает за предоставление запрашиваемой услуги.