Как подписать документ электронной подписью в 2024 году

Электронная подпись упрощает получение услуг и оформление сделок, позволяет удаленно взаимодействовать с государственными органами. Если простую подпись легко подделать, то взломать электронную практически невозможно.

С помощью электронной подписи можно подписать документ как для Госуслуг, так и для взаимодействия с контрагентом. 

В нашей статье расскажем, что такое электронная подпись в 2024 году, где её может получить сотрудник, руководитель организации или индивидуальный предприниматель, а также вы узнаете, как заверить документ электронной подписью.

Что такое электронная подпись и для чего она нужна

Электронная подпись — это аналог личной подписи, в виде закодированных данных (паролей, знаков, символов). Увидеть ее невозможно. ЭП удостоверяет подлинность документа и личность автора.

В конце декабря 2022 года был принят Федеральный закон № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». 
А в феврале 2024 издан приказ ФСБ №50, которые внесли существенные изменения в 63-ФЗ и 795 Приказ ФСБ соответственно.

Машиночитаемая доверенность для сотрудника и ее значимость для участия в тендерной деятельности

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это файл в формате XML, который содержит всю необходимую информацию о доверителе и уполномоченном лице, аналог бумажной доверенности.

С 01.09.2024 года изменился порядок работы в области электронных подписей: сертификаты ЭП юр. лица или ИП, выданные на сотрудников в коммерческих удостоверяющих центрах, прекратили своё действие, и работать с ними запрещено. 

В этом году использование машиночитаемой доверенности совместно с КЭП физлица станет обязательным. 

МЧД наделяет полномочиями доверенных лиц, которые действуют от имени индивидуального предпринимателя или директора организации: бухгалтер, ответственный сотрудник, наёмный работник или любое физическое лицо, не имеющее отношение к ИП или ЮЛ.

Машиночитаемая доверенность станет обязательной для всех работников, взаимодействующих с партнёрами, клиентами и госорганами от имени организации или ИП.

Попробуем разобраться на примере участия в тендерной деятельности.

Без наличия МЧД, выпущенного организацией, электронные подписи сотрудника на любых документах от лица компании не действительны. Важно понимать, что уровень сертификата ЭП должен быть достаточен для выполнения задач, для участия в торгах (например, требуется Квалифицированная Электронная Подпись (КЭП)).

На момент участия в тендере от лица организации, сотрудник обязан использовать свою электронную подпись физ.лица и прикладывать МЧД. 

Обычно достаточно указать номер МЧД, если у контрагента есть возможность ее проверить. 

Кроме соблюдения законодательства, это важно для безопасности и стабильности электронного документооборота. Этот процесс подтверждает подлинность и точность данных, содержащихся в доверенности, а также предотвращает возможные случаи мошенничества.

Что потребуется для подписания электронного документа

Чтобы расписаться в электронном документе нужно для начала подготовиться:

Для работы внутри разных информационных систем могут понадобиться дополнительные настройки и установка плагинов. Перед началом работы обязательно убедитесь, что сертификат ЭП соответствует требованиям конкретной системы. 
Все необходимые процедуры могут пройти за вас наши специалисты. Они настроят рабочее место в кратчайшие сроки.

Как пользоваться электронной подписью: пошаговая инструкция

Можно ли пользоваться электронной подписью на флешке?

Порядок подписания документов не зависит от того, на каком носителе хранится ЭП: на токене или флешке.

Перед тем, как подписать документы, необходимо уточнить, какой вид подписи принимает контрагент: открепленную, прикрепленную или встроенную.
От этого зависит, с помощью какой программы, плагина или сервиса нужно подписать документ.

Использование веб-сервисов

Такой вариант идеален для тех пользователей, кто хочет быстро и без дополнительных установок подписывать документы электронной подписью в любом формате.

Установка отдельной программы

В специальных программах тоже можно подписывать документы любого формата.
Какие документы можно подписывать: *rar, *.jpeg и *.png,*.ppt и другие. 

Как правило, их используют вместо веб-сервисов, если нужны тонкие настройки или есть требования к программе от контролирующего органа. 

Для создания и проверки электронной подписи удобно использовать программу КриптоАРМ.

Как правильно подписать документ в платной версии КриптоАРМ из главного окна программы или из контекстного меню файла?

Программа предложит на выбор:

Установка плагина для Office

Как подписать документ формата Word и Excel

Стандартная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не распознает российские криптоалгоритмы, поэтому не сможет создать электронную подпись. 

Поэтому вам потребуется установка специального программного модуля - например, плагин КриптоПро Cryptopro Office Signature (бесплатное использование только в тестовый период). 
Помочь установить программный модуль могут наши специалисты.

После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы и заявления электронной подписью  по такому алгоритму:

В работе с плагином обратите внимание на следующие параметры:

Как подписать документ формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль — КриптоПро PDF. Он входит в состав Adobe Reader. 

Для остальных программ модуль работает только в тестовом варианте до определенного периода (потом необходима лицензия).

Как подписать пдф файл электронной подписью?

Основные преимущества и недостатки оформления эцп онлайн

Подписать документ ЭЦП онлайн можно через специальные сервисы. Основные преимущества этого способа:

Подпись, сгенерированная в web-сервисе, полностью соответствует 63-ФЗ и наделяет документацию юридической силой.

Из недостатков можно выделить:

Невыполнение требований сертификации приведет к потере доступа к важным системам и ресурсам. А это, в свою очередь, повлечет за собой различные сбои в работе, а также штрафы и санкции со стороны контролирующих органов. 

Такие штрафы могут быть очень значительными, негативно повлиять на финансовое положение компании, а также привести к потере репутации.