Как получить и использовать ЭЦП для участия в торгах

Электронную цифровую подпись используют для работы с государственными сервисами, в том числе, в сфере закупок. Она представляет собой аналог рукописной подписи и позволяет гражданину совершать юридические действия, например, подписывать документы.
О том, в чем суть электронной цифровой подписи (ЭЦП) и как ее использовать в государственных и муниципальных закупках — читайте далее.

Получите электронную подпись уже сегодня

Что такое ЭЦП простыми словами и для чего ее используют

Электронная цифровая подпись простыми словами - это аналог рукописной подписи в электронном формате. Она помогает отказаться от использования бумажных документов и работать с ними онлайн, значительно упрощая документооборот.
ЭЦП позволяет организации:

Электронная цифровая подпись позволяет представителям компании участвовать в деловых встречах, не задумываясь о представлении документов в бумажном формате. 

Виды цифровой подписи

Существует 3 вида ЭЦП:

Какая ЭЦП нужна, чтобы участвовать в закупках

ЭЦП используют для участия в торгах. При этом используют усиленную квалифицированную ЭЦП, которую сокращенно называют или «УКЭП». Она позволяет зайти на электронную торговую площадку (ЭТП), чтобы поучаствовать в закупках, а, в случае победы, подписать контракт.

Усиленная квалифицированная цифровая подпись также требуется:

В этой статье речь пойдет об УКЭП, так как только она подходит для участия в торгах.

Когда необходима УКЭП и можно ли ее не использовать

На некоторых этапах закупок или даже в течение всей процедуры квалифицированная подпись может не понадобиться. Однако такое бывает редко. 
Чаще всего УКЭП нужна, чтобы:

Таким образом, назначение сертификата ЭЦП реализуется в юридически важных процедурах, поэтому об ее получении лучше подумать заранее.
Как правило, заказчик прописывает требования к ЭЦП в документации к закупке и на ЭТП, где проходят торги.

Также ЭЦП не требуется при некоторых закупках у единственного поставщика, если контакт с победителем оформляют на бумаге. Бывают и другие ситуации, когда УКЭП не нужна. Однако это, скорее, исключения из правил. Чаще всего ЭЦП все-таки требуется и оформить без нее сделку невозможно.
Кратко: пять случаев, когда поставщики могут обойтись без ЭЦП:

Что еще, кроме цифровой подписи, требуется для участия в торгах

Чтобы принять участия к государственных закупках, также понадобятся:

На кого в организации можно оформить УКЭП

Четких требований здесь нет, то есть, можно выпустить квалифицированную подпись хоть на каждого работника фирмы, если в этом есть необходимость. Но, как правило, это не требуется. 
Самое главное, чтобы УКЭП была у руководителя фирмы, так как она потребуется, чтобы пройти регистрацию на торговой площадке.
А вот направлять заявки на участие в торгах и заключать контракты вправе уполномоченный работник, имеющий УКЭП. Также это может сделать руководитель, используя свою электронную подпись.
Важно: чаще всего в компаниях есть уполномоченные сотрудники, выступающие от лица юрлица в торгах. Это удобно, так как позволяет переадресовать функции определенным лицам и не отвлекать руководителя от работы. Однако директору или гендиректору не стоит передавать свою КЭП сотрудникам, так как она является аналогом собственноручной подписи и обладает юридической силой.

Как и где оформить цифровую подпись для торгов

Директор или гендиректор фирмы может оформить УКЭП в Удостоверяющем центре (УД) Федеральной налоговой службы России, «Бико» или в другом аккредитованном УД.
Владелец ЭЦП, выданный налоговой службой, также получает:

Как оформить ЭЦП на руководителя организации

Оформить подпись можно в «Бико» за 2 часа дистанционно. Для этого необходимо оставить заявку на сайте. 
Директору или гендиректору надо лично прийти в отделение ФНС, представить заявление на выпуск УКЭП и записать ее на токен, то есть сертифицированный носитель (USB-флешку).
При себе надо иметь:

Как оформить ЭЦП на работника фирмы

Сотрудник фирмы может оформить УКЭП в «Бико» или любом УД, прошедшем аккредитацию. В нашей компании можно получить подпись 2 часа дистанционно. В других УЦ следует подать заявку на выпуск электронного сертификата и лично приехать, чтобы пройти идентификацию.
При себе нужно иметь:

Особенности УКЭП:

При этом важно учитывать следующее:

Можно ли получить ЭЦП удаленно

В конце 2022 года некоторые бизнесмены оказались за пределами РФ и продолжили работать удаленно. Некоторым из них хотелось бы отдать свою ЭЦП другому человеку.

Однако ФЗ № 66-ФЗ запрещает передавать свою цифровую подпись иному лицу. Это признается компрометацией ключа. Используя чужую цифровую подпись, злоумышленник может совершить юридические действия от имени организации или ее руководителя, в частности, касающиеся имущества компании.

Если бизнесмен уехал за пределы РФ, но оформил доверенность на другого человека у нотариуса, то выпустить с ее помощью ЭЦП все равно не выйдет. Предпринимателю или директору организации, желающему получить сертификат, придется лично посетить налоговую инспекцию для идентификации.

Однако закон не запрещает продлять цифровую подпись удаленно. Сделать это можно, обратившись к нашим специалистам. Они за 2 часа перевыпустят подпись на новый срок.

Нужна ли цифровая подпись физическим лицам

С 01.09.24 электронные подписи доверенных лиц перестают действовать. Поэтому теперь организации должны оформлять ЭЦП на физлица.

Физлица, имеющие статус ИП, вправе участвовать в торгах. Чаще всего они принимают участие в закупках по ФЗ № 223-ФЗ, для которых требуется УКЭП. 
В редких случаях предприниматели могут направлять заявки на торги без УКЭП, например, при закупках у единственного поставщика, проходящих вне ЭТП.

Однако ИП может оформить цифровой сертификат, чтобы:

ИП вправе оформить УКЭП в налоговой инспекции или ее доверенных центрах.

Порядок получения УКЭП для участия в госзакупках

В “Бико” получить подпись можно за 2 часа дистанционно. Достаточно просто оставить заявку. 

Если же вы хотите самостоятельно пройти все этапы, спешим вас предупредить, что это может занять много времени. Ознакомиться с нужными действиями можно здесь.

Как пользоваться ЭЦП

Это зависит от системного программного обеспечения, местоположения пользователя и других факторов. Упрощенно порядок использования цифровой подписи выглядит так:

Два важных изменения по ЭЦП, которые произошли в 2023 году

В прошлом году произошли существенные изменения, касающиеся работы с электронной подписью. Напрямую они не затронули участие в закупках, но косвенно повлияли на это. Приведем краткий перечень изменений:

Чтобы подтвердить, что организация передала определенные полномочия сотруднику, при подписании электронных документов ему придется приложить машиночитаемую доверенность (МЧД) от руководителя.
Она представляет собой электронную версию бумажной доверенности для подписания документации, проще говоря, электронную доверенность. В ней содержатся сведения о доверителе, уполномоченном лице и его правомочиях.
Правда, работники смогут использовать старые действующие сертификаты до 31 августа 2024 года. При этом МЧД не понадобится.

Заключение

Электронная цифровая подпись представляет собой аналог собственноручной подписи. Ее можно использовать для удостоверения онлайн-документов, участия в электронном документообороте, использования государственных сервисов, направления заявок на торги и заключения контрактов. Получить ее удаленно невозможно, но можно продлить. 
Для участия в закупках требуется усиленная квалифицированная цифровая подпись. Чтобы пройти некоторые процедуры или заключить контракты, она не нужна, например, при проведении закупок у единственного поставщика в бумажном виде. Однако, это, скорее, исключение из правил.
Получить УКЭП можно в «Бико» и Удостоверяющем центре ФНС России или у уполномоченного ею лица. Сертификат выпускают в единственном экземпляре. Для его записи требуется токен, который можно приобрести в магазине электроники или на специализированной площадке. Срок действия УКЭП составляет 15 месяцев.
Для поиска интересных тендеров воспользуйтесь нашим агрегатором. Здесь вы сможете не только найти подходящую закупку, но и отследить ее этапы, не пропустить важные сроки и посмотреть статистику по заказчикам. Будем рады помочь поучаствовать в закупочных процедурах и одержать победу.