Какие документы нужны для участия в закупке

Чтобы участвовать в тендерах, поставщику (исполнителю или подрядчику) нужно подготовить определенные документы. На то, какие именно, влияет тип тендера и требования, указанные в закупочной документации. Далее мы расскажем, как подготовить документы для участия в закупочных процедурах и на что обратить внимание.

С чего начать подготовку документов

Сначала нужно подготовить заявку. Она представляет собой согласие поставщика на участие в торгах. Если требуется, участник может отозвать заявку до окончания срока ее направления (ст. 43 ФЗ № 44).
Закон также позволяет поставщикам направлять предложения с обновленными условиями. В некоторых закрытых закупках участники могут менять содержание заявок. Вносить в них изменения можно, не опасаясь штрафов. Запрещается только отказаться от исполнения контракта без уважительных причин.
То, какую информацию нужно включить в заявку, зависит от типа тендера. Перечень необходимой документации заказчик устанавливает в закупочном извещении. Чтобы корректно оформить заявку, обратитесь к нашим специалистам. Они составят документ так, что его не отклонят, а принять участие в тендере будет проще.
Закупки малого объема (ЗМО) проходят в упрощенном виде на сайтах электронных магазинов, поэтому участвовать в них намного легче. Правда, найти интересные закупки порой непросто, так как онлайн-площадок очень много, а в ЕИС информации об их тендерах нет. Чтобы найти ЗМО, воспользуйтесь нашим сайтом-агрегатором.
Для подачи заявки на участие в торгах по ФЗ № 44 понадобятся сведения о  участнике закупке (ч. 1 ст. 43 ФЗ № 44), а именно:

В онлайн торгах поставщики оформляют заявки через свои личные кабинеты, находящиеся на ЭТП. Важно корректно внести информацию в онлайн-форму и дополнить ее необходимыми документами.

Структурированные заявки и особенности их заполнения

С 01.10.2023 года поставщики направляют структурированные заявки. Это значит, что они указывают характеристики продукции, учитывая информацию, указанную заказчиком в закупочном извещении.
Большинство сведений об участнике подгружается в заявку из профиля. Однако рекомендуем вам дополнить ее информацией и документами, чтобы увеличить вероятность получения контракта.
Участники самостоятельно готовят документы из нижеперечисленных:

Документы для участия в закупке

Расскажем о некоторых документах, которые могут вызвать затруднения.

Декларация о соответствии единым требованиям

ДОСЕД показывает, что участник соответствует нормативным требованиям, указанным в пункте 1 ч. 1 ст. 31 ФЗ № 44, а именно:

Кроме того, для участия в торгах, у руководителя и главбуха юридического лица не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики или дисквалификации в отношении деятельности, связанной с объектом закупки.

При участии в торгах участник создает декларацию соответствия через ЭТП, на которой осуществляется закупка. Торговая площадка выдает декларацию, а участник подписывает ее ЭЦП.
Участник торгов вправе не прикладывать к декларации подтверждающие документы. Заказчик не сможет ее отклонить при отсутствии недостатков. Если заявку отклонили даже несмотря на то, что причин для этого нет, то поставщик может обратиться с жалобой в ФАС РФ. Чтобы отстоять свои права лучше обратиться к специалистам.

Декларация о принадлежности к льготным категориям поставщиков

Определенные категории участников пользуются преимуществами в ходе закупочных процедур. Речь идет об СМП, СОНКО и некоторых других категориях участников тендеров.
Более того, некоторые закупки проходят только среди СМП и СОНКО. Чтобы подтвердить свою принадлежность к одной из перечисленных категорий, участники предоставляют декларацию.
Поставщик считается СМП, если:

Чтобы показать статус СМП, участнику нужно в свободной форме прописать это в декларации, а также приложить сведения из реестра. Это увеличит вероятность пройти проверку со стороны заказчика и поможет получить контракт.
Если поставщик принадлежит к иным льготным категориям, то есть, СОНКО, организации инвалидов или учреждению уголовно-исполнительной системы, то информация об этом автоматически подгрузится на ЭТП из ЕИС. Однако участнику желательно дополнительно приложить декларацию.

Справка об отсутствии задолженности по налогам и иным обязательным платежам

Поставщик может участвовать в госзакупках, если у него нет задолженности по обязательным платежам или ее размер равен не более, чем 25% от балансовой стоимости активов за предшествующий отчетный период (по данным бухгалтерского учета).
Прикреплять справку об отсутствии задолженности к заявке не надо. Достаточно указать, что поставщик соответствует единым требованиям, в декларации. Комиссия заказчика самостоятельно проверит, является ли данная информация реальной.

Лицензия на ведение деятельности

ФЗ № 99 от 04 мая 2011 года устанавливает виды деятельности, для которых требуется обязательное лицензирование. Участник, которому выдают разрешительный документ, получает уведомление в бумажном или онлайн- варианте с ЭЦП. При этом информация о лицензии попадет в специальный реестр и находится в общем доступе.

Единой позиции по поводу того, как доказать наличие лицензии, не существует. Министерство экономического развития полагает, что хватает записи из реестра лицензий, а ФАС России считает, что необходима выписка из реестра либо ксерокопия документа о выдаче лицензии определенному участнику. Чтобы не потерять выгодный контракт, рекомендуем вам придерживаться требований обоих ведомств:

Документы, которые подтверждают квалификацию поставщика

Подтверждение квалификации необходимо только в следующих ситуациях:

Если поставщик не сможет предоставить подтверждающие документы, то у него не получится принять участие в закупочной процедуре.

Предложение о поставке и документация на продукцию

Поставщик прикладывает документацию на товар и прописывает информацию о нем по общим правилам, исходя из тендерной документации о закупке (подпункты  «а», «б» пункта 2 ч1 ст. 43 ФЗ № 44). Он указывает:

Участник может не указывать в заявке характеристики поставляемого товара при условии, что заказчик приложил к извещению о закупке проектно-сметную документацию.
Если поставщику надо показать, в какой стране был изготовлен товар, то к заявке следует приложить документацию о стране-производителе.

Решение об одобрении крупной сделки

Если требование об одобрении крупной сделки предусмотрено законодательством РФ или учредительными документами юрлица, то поставщик должен подготовить соответствующее решение. Оно не требуется, когда:

Независимая или банковская гарантия

Это вариант обеспечения заявки на участие в тендере. Поставщик может получить его в банке, указанном в специальном перечне.
Чтобы заказчик был уверен в оформлении гарантии, участнику нужно указать ее реестровый номер. Заказчик сам проверит подлинность документа и его соответствие требованиям закупки в специальном реестре.

Если обеспечение обязательно, но участник его не предоставляет, то заказчик вправе отклонить заявку по законным основаниям.

Заключение

Пакет документов для участия в закупке зависит от ее вида. Участнику важно корректно указать информацию о себе и направить заказчику всю необходимую документацию. В противном случае, его заявку отклонят.
Сложность заключается в том, что контрактная система — довольно многогранная. Некоторые поставщики допускают ошибки, которые препятствуют получению выгодного контракта.
Чтобы избежать трудностей и выиграть торги, обратитесь к нашим экспертам. А для поиска интересной закупки воспользуйтесь сайтом-агрегатором. На нем вы найдете тендеры, которые размещаются не только на федеральных, но и коммерческих ЭТП.