Получение электронной подписи на сотрудника организации

Электронная подпись (ЭП) имеет такую же юридическую значимость, как и рукописная подпись, только для электронных документов. 

Право подписывать документы компании есть не только у руководителя организации, но и у сотрудника. 

Сотрудник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации, это зависит от вида подписи. Важно, чтобы это была его личная подпись.

 

Какую подпись получает ИП или руководитель организации

Получить эцп руководителю организации и индивидуальному предпринимателю можно в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Также сотрудники нашей компании помогают получить подпись. Чтобы оформить эцп в налоговой, необходимо выбрать отделение, подготовить пакет документов и сертифицированный токен. 

Токен — это носитель ключа в виде флешки или смарт-карты, куда записывают з ЭЦП. 

В налоговой руководители компаний и предприниматели  могут получить  только усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Требования к ее оформлению и порядок работы регулируются государством. 

Можно ли сотруднику использовать электронную подпись руководителя

Для полного понимания, как работает электронная подпись и можно ли её передавать, необходимо разобраться, из чего она состоит.   

ЭП состоит из трех элементов:

Все файлы можно записать на любой носитель: флешку, токен или на сам компьютер. После чего, с помощью закрытого ключа владелец подписывает документы, а сертификатом открытого ключа подтверждает, что именно он подписал документы.

Непосредственно сам владелец несет ответственность за доступ к закрытому ключу ЭП. 

Чаще всего именно из-за передачи закрытого ключа третьим лицам происходят мошеннические действия с подписями.

В современном мире злоумышленники намеренно завладевают чужими ЭП, берут кредиты, совершают объемные закупки от лица компании, меняют руководителя, подделывают подписи, а потом ликвидируют организацию.

Завладеть электронной подписью можно несколькими способами:

Чтобы не стать жертвой мошенников и обеспечить безопасность компании, стали оформлять сертификат эцп на сотрудника. 

Сотрудник автоматически становится уполномоченным представителем организации и действует от лица компании с наличием личной ЭП. 

Ему предоставляется право подписывать документы по отчетности, участвовать в торгах и закупках, регистрировать онлайн-кассы и другое.

Какая электронная подпись нужна сотруднику

Электронная подпись бывает: 

В отличие от неквалифицированной электронной подписи, КЭП имеет несколько особенностей:

Государственные органы, контролирующие работу УЦ, требуют от них соблюдений правил безопасности — идентифицировать личность будущего владельца ЭП и проверять его документы. В случае несоблюдения требований закона, УЦ несут материальную ответственность.

С 1 сентября 2023 года УЦ не имеют право выдавать сотрудникам сертификаты с данными компании. 

Теперь можно получить только сертификат с реквизитами физлица с использованием машиночитаемой доверенности.

Только  руководитель может использовать сертификат юрлица для подписи документов. 

Простая ЭЦП для уполномоченного работника

Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, где она будет использоваться.

Наличие простой ЭП не дает права подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.

Простая ЭЦП включает в себя логин и пароль или серию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.

Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

Уполномоченный работник с неквалифицированной ЭЦП может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. 

Чтобы обладать правом взаимодействия с контрагентами и партнёрами компании, необходимо заключить дополнительное соглашение. В таком случае, спектр возможностей расширится, и  уполномоченный работник сможет подписывать накладные поставщиков.

Все требования и порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждены в учредительных документах компании и должностных инструкциях: когда подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.

Заниматься отправкой отчетности в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами при наличии неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого требуется квалифицированная ЭЦП.

Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника

При получении квалифицированной электронной подписи (КЭП) можно работать не только с внутренними и внешними документами. КЭП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы.

КЭП позволяет заниматься отчётностью, работать с государственными порталами и принимать участие в торгах от имени организации или предпринимателя. 

Квалифицированная подпись имеет самый высокий уровень защиты. 

КЭП всегда оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её в личных целях:

Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника

Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Все документы заверяются личной квалифицированной подписью. 

Для уполномоченных сотрудников руководитель компании должен выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы сотрудник имел право действовать от имени своего руководителя, оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД).

Машиночитаемые доверенности

Уполномоченный  сотрудник, имеющий машиночитаемую доверенность, может действовать от имени руководителя или ИП. 

МЧД создаётся в электронном виде, имеет специальный формат — XML, благодаря которому информационная система распознает все сведения автоматически.  

МЧД включает в себя:

Подписывается электронной подписью директора и загружается в информационную систему. Если руководитель не имеет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. 

Уполномоченный работник должен подписать документ ЭЦП физлица, приложить машиночитаемую доверенность и отправить контрагенту. 

Каким сотрудникам организации потребуется личная ЭП

Кадровые работники

Для подписания:

Кадровый работник  подает отчетность через интернет в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, Росстат.

Бухгалтер

Специалист по тендерам

Компаниям, участвующим в качестве  поставщиков в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, необходима электронная подпись для участия в электронных торгах на различных площадках. 

С 2023 года всю электронную документацию по тендерам  подписывает личной ЭЦП штатный сотрудник или привлеченный специалист.  

Юрист

Юристам также оформляют индивидуальные ЭП, если они:

Ниже приведена таблица, которая показывает, где можно использовать каждый вид электронной цифровой подписи сотрудника.