Первая и самая полная поисковая система тендеров и закупок России и СНГ
Вход в личный кабинет
Личный кабинет
Мы всегда рядом
В любое время вы можете обратиться за бесплатной консультацией к нашему тендерному специалисту
Анастасия М.
Руководитель департамента сопровождения клиентов
Если победитель торгов успешно выполнил условия контракта, то заказчик оформляет приемо-сдаточную документацию через ЕИС. Это требуется практически во всех случаях (за редкими исключениями).
О том, что такое электронное актирование, кому необходимо и как проводится — читайте далее.
Содержание
Что такое электронное актирование
Актирование — это составление акта, фиксирующего определенное событие, действие или сделку. Оно может применяться в разных областях, допустим, юридической сфере для подтверждения договоренностей и фактов.
Электронное актирование по ФЗ № 44 — это формирование приемо-сдаточной документации через сервисы ЕИС. Участники создают, подписывают и направляют заказчику накладные и акты, действуя по приказу Минфина РФ от 05.02.2021 года № 14н и ст. 94 ФЗ № 44. При этом дополнительная работа с бумажными вариантами документов не требуется.
Сегодня электронное актирование обязательно для большинства заказчиков. Закон устанавливает состав приемо-сдаточной документации, а также ограничивает сроки ее подписания заказчиком. Приемку через ЕИС следует оформлять по договорам, заключенным по итогам электронных процедур, объявленных не ранее 01.01.2022 года.
Получите консультацию по участию в закупках!
Если у вас возникли юридические вопросы в начале участия, на торгах, при исполнении контракта или после - вы всегда можете обратиться за помощью к нашим экспертам. Они подскажут как можно поступить в вашем случае и сделают все возможное, чтобы урегулировать любой вопрос.
Получить консультациюОсобенности электронного актирования через ЕИС
Согласно 44ФЗ, при выполнении муниципальных и государственных закупок, документы необходимо подписать электронной подписью и передать через электронную систему. Для таких целей используется ЕИС.
По сути, электронной актирование в ЕИС — это процедура оформления акта выполненных работ (оказанных услуг) в онлайн-формате с применением электронной цифровой подписи. Акт подписывают обе стороны контракта — поставщик и заказчик. Далее он проходит проверку и регистрацию в Единой информационной системе.
Электронное актирование позволяет упростить и ускорить документооборот в закупках, способствуя эффективному управлению тендерами в РФ.
Кому требуется электронное актирование
Контрактная система предусматривает случаи обязательного электронного актирования. Приемка в электронном виде требуется для государственных контрактов, заключенных в результате закрытых и открытых электронных тендеров (часть 13 статьи 94 ФЗ № 44). Поставщик не вправе отказаться от электронного актирования.
Однако обмен документами в онлайн-формате требуется не всегда. Он не проводится при закрытых закупках силовых структур, а также тендерах малого объема. На электронный порядок приемки заказчик указывает в проекте контракта. Соответственно, заранее знает о том, что ему придется пройти актирование.
Электронное актирование обязательно, если:
- контракт заключается по итогам проведения электронных торгов;
- контракт заключается по результатам закупок у единственного поставщика на сумму не более трех миллионов рублей.
О закупках у единственного поставщика, в данном случае, можно подробнее почитать в ч. 12 статьи 93 ФЗ № 44.
В 2024 году электронное актирование не требуется, если:
- проводятся торги на сумму до 600 тысяч рублей;
- в тендерах участвуют категории заказчиков, указанные в пункте 13 статьи 94 ФЗ № 44, проще говоря, силовые ведомства, а закупки являются закрытыми;
- торги проводятся согласно ФЗ № 223 или считаются коммерческими.
Срок электронной приемки согласно ФЗ № 44
Общий порядок электронного актирования устанавливается частью 13 статьи 94 ФЗ № 44. Согласно пп. 1 части 13, поставщик формирует и подписывает в ЕИС документ о приемке в срок, указанный в контракте, используя УКЭП. Таким образом, промежуток, в который участник проводит приемку-сдачу работ в электронном виде, определяет заказчик.
Кроме того, заказчик устанавливает в договоре другие условия электронного актирования, допустим, что будет после того, как подрядчик отправит ему подписанный акт.
Как проходит электронное актирование
Чтобы сформировать приемо-сдаточный документ, поставщик заполняет специальную форму, находящуюся в ЕИС, и подписывает ее УКЭП. Готовый документ он направляет заказчику после выполнения контракта либо определенного его этапа.
Чтобы поставщик смог отправить заказчику приемо-сдаточный документ, требуется выполнение двух условий:
- нахождение контракта на стадии исполнения;
- возможность поставщика работать с закрывающими документами в ЕИС.
Порядок работы для поставщика, не уплачивающего НДС, следующий:
- авторизоваться в своем личном кабинете;
- найти необходимый контракт, имеющий статус «На исполнении»;
- выбрать договор либо его отдельный этап;
- нажать на кнопку «Создать документ о приемке»;
- заполнить обязательные поля, информация в которые не загрузилась сама;
- подписать документ УКЭП;
- дождаться решения заказчика.
Если поставщик вносит НДС, то в дополнение к универсальному документу о приемке он должен создать счет-фактуру, выбрав в том же меню опцию «Создать счет-фактуру». Этот документ сформируется по аналогии с бумагой о приемке, поэтому сложностей быть не должно.
Также поставщик может загрузить в систему заполненный акт приемки либо накладную из системы бухучета, используя формат XML, воспользовавшись пунктом «Загрузить документ из файла».
Как заполнить и направить приемо-сдаточный документ: пошаговая инструкция
Некоторые поля система заполняет автоматически, допустим, сведения о контракте и контрагентах. Однако могут возникнуть ошибки, поэтому лучше все проверить вручную.
Информация вносится по разделам, которые высвечиваются на экране монитора поставщика. Заполнив поля в одном месте, можно двигаться дальше.
Приведем инструкцию по заполнению разделов, которая поможет вам оформить и направить приемочный документ:
- Раздел «Общая информация». Сведения о государственном контракте вносятся автоматически, однако поставщик может скорректировать данные вручную, например, поменять номер и дату составления документации.
- Раздел «Контрагенты». Сведения необходимо скорректировать, внеся недостающую информацию о своей компании во вкладку «Поставщик».
Если товары привезет транспортная компания, то, с большой вероятностью, она возьмет на себя ответственность за сохранность груза. Чтобы заказчик знал, кто отвечает за перевозку, необходимую информацию можно указать во вкладке «Перевозчик». Если поставщик не привлекал к работе транспортную компанию, то заполнять эту вкладку не обязательно. -
Раздел «Товары, работы, услуги» (ТРУ). В него поставщику нужно загрузить информацию из внутреннего каталога ЕИС, который называется «Каталог товаров, работ и услуг». Он включает различные ТРУ, которые могут потребоваться государственным и муниципальным заказчикам. Для каждой позиции предусмотрен код и подробные параметры.
За раз поставщик может добавить только одну позицию. То есть, если он поставил 5 товаров, то должен будет 5 раз нажать кнопку «Добавить» и подобрать код.Внимание: у подрядчиков, выполняющих строительные работы (специализация в актировании — «Строительство»), шага с ТРУ не будет. - Раздел «Факт передачи ТРУ». В нем нужно будет заполнить строчку «Содержание операции», выбрав формулировку, касающуюся поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Дату исполнения контракта придется вписать вручную.
- Раздел «Подписанты». Здесь следует указать сведения о сотрудниках, подписывающих документацию о приемке. Чаще всего это руководитель организации или физлицо, зарегистрированное в качестве ИП.
- Раздел «Дополнительные документы». На этом шаге надо добавить документы, необходимые по условиям контракта, но не требующие подписи заказчика. Таковыми могут быть сертификаты на продукцию.
- Раздел «Подписание». Заключительный этап формирования документа о приемке. На этом шаге следует убедиться, что вся информация указана верно и корректно отображается как онлайн, так и в бумажном виде.
Если обнаружатся ошибки, то их можно исправить, перейдя в соответствующий раздел. При правильном заполнении документа останется только поставить галочку согласия и выбрать кнопку «Подписать». Далее документ уйдет заказчику на проверку и подписание. Как только он подпишет акт, у документа появится статус «Принят».
Когда поставщику нужно разместить в ЕИС информацию о приемке
Информацию о приемке по договору с приложением приемо-сдаточного документа размещается в ЕИС поставщиком на протяжении следующего рабочего дня после подписания его заказчиком. Правила устанавливаются пунктом 3 статьи 103 ФЗ № 44.
При электронном актировании информация направляется в ЕИС в день подписания приемо-сдаточного документа.
Как заказчик принимает решение о подписании приемочной документации
Как правило, в контракте содержится информация о том, в какой максимальный срок осуществляется электронная приемка. Предельный срок работы с документами составляет не более, чем 20 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления акта (часть 13 статьи 94 ФЗ № 44).
Приведем инструкцию для заказчика, поясняющую, что он может сделать после направления поставщиком приемо-сдаточной документации:
- подписать и опубликовать в ЕИС документ о приемке;
- отклонить актирование по контракту, если на это есть уважительные причины, а затем направить поставщику через ЕИС мотивированный отказ от подписания акта (документа о приемке работ, товаров или услуг).
Если у заказчика есть приемочная комиссия, то порядок действий будет отличаться. В срок не более двадцати рабочих дней, со дня поступления приемо-сдаточной документации, должно будет произойти следующее:
- все участникам приемочной комиссии нужно будет подписать документ либо мотивированный отказ;
- руководителю заказчика необходимо будет подписать приемочную документацию либо отказ с помощью своей цифровой подписи и опубликовать его на официальном сайте ЕИС.
Когда заказчик может не подписать документацию о приемке
Если заказчик не подпишет документ о приемке, то акт получит статус «Отказ в приемке».
Чаще всего заказчики отказываются подписывать приемо-сдаточную документацию, если:
- Поставщик неправильно оформил документацию о приемке, допустим, неверно заполнил общую информацию. Тогда заказчик укажет на неточности в самом документе, а поставщику только останется исправить информацию и направить акт или накладную в ЕИС снова. Если он этого не сделает, то заказчик не сможет оплатить контракт.
- У заказчика есть претензии к ТРУ, Тогда он должен пояснить поставщику, почему он отказал ему в приемке либо принял только часть ТРУ. Допустим, участник частично поставил товар, который не соответствует техническому заданию. Исходя из замечаний заказчика, поставщик сможет устранить нарушения, исполнить договор правильно и повторно направить акт в ЕИС.
Внимание: если заказчик принял ТРУ неполностью, то поставщик оформляет корректировочный акт, указывая фактический объем поставки. Корректировочный акт представляет собой отдельный документ, по структуре аналогичный основному акту. Чтобы его создать, нужно зайти в раздел «Исполнение контрактов», а затем во вкладку «Создать корректировочный документ». После оформления корректировочного акта исправлять либо отменять основной акт не требуется.
Какие ошибки чаще всего допускают при актировании
Приведем частые ошибки, которые возникают при электронной приемке:
- Некорректное обозначение объекта закупки
Допустим, не прописан срок годности, габариты, материалы или технические характеристики товара. Чтобы избежать ошибок, лучше прописывать название и параметры продукции по КТРУ. - Не указание параметров эквивалентности
Для каждого товара следует указать его возможный аналог или заменитель. Когда такой отметки нет, то документацию могут не принять. Во избежание ошибок в извещении о закупке к каждому товару надо дописать фразу «или эквивалент» и обозначить аналогичный товар. - Отсутствие информации о стране происхождения товара
Поставщик должен прописать страну происхождения не только в заявке, но и в контракте, товарной накладной, а также другой документации, касающейся закупки. - Расхождение извещения о закупке и проекта контракта
Если в этих документах указаны разные требования к товару, то это будет считаться ошибкой. Во избежание неточностей, лучше скопировать в проект договора требования к объекту торгов из извещения.
Заключение
Электронное актирование необходимо практически для всех видов закупок. Чтобы пройти его, поставщику нужно заполнить приемо-сдаточную документацию в ЕИС, подписать ее УКЭП и направить заказчику.
Последний может не подписывать акт со своей стороны. Чаще всего это происходит в случаях, когда поставщик частично нарушил условия контракта или некорректно заполнил форму документации в ЕИС.
Если заказчик принимает ТРУ неполностью, то поставщик оформляет корректировочный акт. Исправление основного акта, в этом случае, не требуется.
Контрактная система вызывает много сложностей, особенно у новичков. Однако даже опытным специалистам порой недостаточно знаний, так как законодательство о закупках постоянно меняется.
Если вы хотите быть в курсе новых изменений, разобраться с особенностями участия в торгах и заключением контракта, обратитесь к нам. Знающие тендерные специалисты проконсультируют по всем нововведениях и помогут заключить сделку.
Также заходите на наш сайт-агрегатор. На нем вы найдете торги с федеральных и коммерческих торговых площадок, сможете отслеживать сроки, просматривать статистику по заказчикам и многое другое.
Получите доступ ко всем закупкам!
В системе Bicotender находятся закупки со всех торговых площадках на территории РФ и СНГ. Достаточно просто ввести необходимые параметры тендера и портал покажет список актуальных контрактов.
Получить доступЗадать вопрос специалисту
Если вы уже регистрировались на сайте bicotender.ru, авторизуйтесь, пожалуйста!
Нажимая на кнопку "Отправить вопрос", Вы принимаете условия пользовательского соглашения и даете согласие на рассылку.
Материал является собственностью bicotender.ru. Любое использование статьи без указания источника - bicotender.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ
Мы всегда рядом
В любое время вы можете обратиться за бесплатной консультацией к нашему тендерному специалисту
Анастасия М.
Руководитель департамента сопровождения клиентов
